Como fazer um planejamento estratégico anual para seu escritório contábil

Você sabe onde quer chegar? você sabe o que precisa para alcançar seus objetivos?  Essas são as primeiras perguntas que você precisa se fazer. Hora de pensar seus objetivos e metas e traçar estratégias para chagar lá. Nesse artigo vamos falar sobre planejamento estratégico anual em escritórios contábeis, seus benefícios e é claro, as etapas de como desenvolver um planejamento estratégico eficaz.

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico funciona como um GPS que aponta o melhor caminho. Primeiramente, você precisa saber onde quer ir para então calcular uma rota até o destino. Mas não dá para planejar uma rota sem saber onde você está e aonde ir, mas também não dá para ir sem planejar uma rota. Afinal, podem existir vários caminhos e obstáculos que podem te desviar de onde realmente quer chegar.

Um planejamento estratégico anual serve para guiar quais práticas levarão ao resultado desejado seja a curto, médio ou longo prazo.

A criação de um planejamento consiste em traçar as metas e objetivos que o seu escritório pretende alcançar. Ele deve ser produzido o mais especificamente possível, trazendo os seguintes itens:

  • Estratégias;
  • Objetivos;
  • Ações que deverão ser adotadas para atingir os objetivos;
  • Recursos indispensáveis para alcançar o que foi traçado;
  • Possíveis dificuldades que poderão ser encontradas;
  • Levantamento de responsabilidades, identificando quem será incumbido de determinadas tarefas;
  • O que deverá ser delegado;
  • E os prazos relacionados a essas atribuições.

 

Quais as vantagens de um planejamento estratégico

O planejamento estratégico é visto por muitos profissionais como algo desnecessário, burocrático, difícil de fazer. Ou até mesmo realizam um planejamento, mas o deixam esquecidos como apenas mais um documento desatualizado no meio dos arquivos.

Muitas vezes em meio a tanto trabalho, deixamos de reservar um tempo para investir no planejamento estratégico e procurar oportunidades de crescimento. São raros os momentos em que o profissional de contabilidade se permite pensar na carreira, no futuro, na inovação e em soluções para facilitar a gestão de sua rotina. Sem mencionar a qualidade dos resultados que entrega ao cliente.

Chegou a hora de mudar isso! Quando o assunto é o seu escritório de contabilidade, a música do Zeca Pagodinho: “Deixa a vida me levar…” não tem lugar! Apenas com um bom planejamento é possível alcançar o sucesso.

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Veja algumas vantagens de um planejamento estratégico:

Agilidade nas tomadas de decisões:

Quando se sabe aonde quer chegar, perde-se menos tempos com atividades que não são prioridade em determinado período. Ou seja, seus projetos e atividades passam a ter um foco estratégico, um objetivo a ser alcançado.

 Melhor conhecimento dos seus concorrentes e possíveis ameaças:

Quem investe em planejamento sabe analisar estrategicamente qualquer sinal de ameaça ou oportunidade que o mercado apresenta. Isso traz mais segurança para qualquer operação.

Maior motivação e comprometimento dos envolvidos:

O planejamento reflete no bem-estar dos colaboradores, que entendem sua importância nos processos da empresa e como seu trabalho auxilia no alcance dos objetivos. Além de claro, tornar a rotina de todos mais organizada e fluída.

Melhor comunicação interna e trabalho em equipe:

Todos estão trabalhando para alcançar os mesmos objetivos e para chegar lá, o trabalho em equipe é fundamental. Ao entendermos que cada um é peça chave para o funcionamento do escritório, despertamos a consciência coletiva, em que toda a equipe trabalha para um bem comum.

Acompanhamento constante dos resultados:

Quando se sabe quais projetos estão em andamento, é possível definir formas específicas de mensuração que vão ajudar os gestores a acompanhar o andamento das ações periodicamente e se necessário, corrigir possíveis erros para evitar surpresas desagradáveis ao fim de tudo.

 

A importância de um planejamento estratégico em um escritório contábil?

A dor mais comum que vemos nesse tipo de negócio é a falta de processos claros e bem definidos, que afeta diretamente a produtividade e receita do escritório.

O planejamento estratégico anual em um escritório contábil é importante porque serve como um guia para todas as ações que serão feitas durante esse período na empresa. Somente assim, é possível administrar a quantidade de tempo, recursos e energia empregada na estratégia. Além disso, também auxilia a reconhecer problemas e identificar melhorias.

Mesmo com a incerteza do futuro, um planejamento garante que você e sua equipe caminhe na direção correta e para quando vocês alcançarem o seu objetivo olhem para trás e reconheçam que todos os esforços valeram a pena.

Planejar, saber onde está, onde quer chegar e quais recursos usará para chegar é fundamental numa área tão competitiva quanto a contábil. Portanto, se um contador não tem uma estratégia bem definida e em pleno funcionamento, corre sérios riscos de se sentir “engolido” pelo mercado ao invés de crescer e se destacar.

 

Etapas para desenvolver um planejamento estratégico eficaz

Depois de reconhecer a importância do planejamento estratégico para seu escritório contábil, hora de colocar a mão na massa.

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O planejamento não deverá apenas pontuar o que se espera alcançar, mas também, e de forma mais clara possível, as maneiras de atingir essas metas.

A forma como o planejamento estratégico será desenvolvido e controlado são aspectos que também devem ser levados em consideração. Tão importante quanto se planejar é fazer com que funcione.

Vamos ver a seguir etapas para o desenvolvimento do planejamento estratégico anual para seu negócio.

 

Avaliação do ambiente:

Hora de coletar informações sobre o ambiente interno e externo da empresa. Com esta análise é possível observar um cenário dos desafios que a organização enfrentará por causa do mercado e por causa de suas fragilidades de negócio.

Uma boa ferramenta para levantar estas informações é a Matriz SWOT. Com ela você vai aprofundar o conhecimento a respeito da sua empresa e ter uma análise do contexto externo em que seu escritório de contabilidade está inserido. É útil porque analisa os pontos fortes (strenghts), fracos (weaknesses), as oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) de um negócio.

Após separarmos as Forças e Fraquezas em fatores internos da empresa é possível corrigir suas falhas e aproveitar suas forças.

No ambiente externo lidamos com a Oportunidades e Ameaças. Fatores estes que não temos controle, mas que podemos explorar e nos preparar melhor após conhecimento destes elementos.

Defina metas realistas

A partir da análise interna e externa, chega o momento de estabelecer quais serão as metas para o ano. É um ano inteiro para planejar e o importante é que todas as metas traçadas sejam possíveis de alcançar. É sempre interessante sonhar alto, é claro, mas também é fundamental fazer isso com os dois pés no chão, pensando em objetivos possíveis dentro do contexto em que o escritório está inserido.

Planejamento Estratégico por meio de OKRs

OKR (Objective and Key Result) é uma metodologia de planejamento ágil que pode ser aplicável a qualquer tamanho de negócio. Os OKR’s podem ser utilizados inclusive para estabelecer metas pessoais.

Sua grande popularidade se dá pela forma simples de estabelecer objetivos para serem alcançados (O) e meios de mensurar o atingimento (ou não) desses objetivos (KRs). Essa metodologia ajuda a definir objetivos e resultados-chave da empresa, de cada área e de cada membro da equipe. Sua adoção é simples e, ao mesmo tempo, cria um sentimento de desafio pessoal em cada colaborador.

O OBJETIVO (o “O” do OKR) precisa estar alinhado com o propósito da empresa. Estabelecer um objetivo sem um contexto ou motivo prévio pode não fazer muito sentido.

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Os KRs existem para você definir COMO os objetivos serão atingidos, ou seja, quais indicadores você irá acompanhar para concluir se o objetivo está ou não próximo de ser conquistado. É recomendado utilizar 3 KRs para um mesmo objetivo, porque medir e acompanhar indicadores em excesso pode mais atrapalhar do que ajuda

Objetivo do OKR nada mais é do que oferecer direção àquilo que se pretende conquistar. Cada objetivo deve ser formulado para deixar claro o que a empresa busca, mantendo todo o quadro colaborativo engajado nesta missão.

 

Estabeleça metas e mensure resultados

Para conquistar o sucesso das estratégias, será fundamental estabelecer uma forma de monitoramento. Seja por meio de estatísticas, software ou pesquisas, o empreendedor precisará investir em um método que realmente seja adequado ao seu negócio. Desta forma evitamos que o planejamento seja esquecido em meio as demandas diárias.

O objetivo é que toda a equipe se sinta motivada em fazer o melhor no período de tempo mais curto possível. Estabeleça metas semanais, mensais, trimestrais e semestrais, de acordo com a complexidade do objetivo.

 

Dedique-se ao seu plano estratégico

Mais importante do que elaborar um belíssimo planejamento estratégico, é colocá-lo e mantê-lo em prática. É importante ter em mente também que este não é somente um documento de gestão, mas sim uma prática que deve ser incorporada na cultura da empresa onde todos poderão e deverão tomar conhecimento e participar.

Com certeza o futuro que você almeja para seu escritório é o crescimento e sucesso. Mas não basta apenas desejar isso sem se propor a investir tempo, recursos e energia para este propósito.

Invista no seu time

Treinamentos para sua equipe é uma excelente estratégia para aumentar a produtividade e expertise dos colaboradores. Investir em treinamentos contribui para a satisfação dos clientes, além de aumentar consideravelmente a qualificação da sua equipe

A tecnologia é sua aliada

O uso da tecnologia em escritórios contábeis tem sido uma ferramenta crucial para a agilidade e otimização de processos. Além de oferecer mais segurança para seus clientes.

Agora que você já sabe como desenvolver um planejamento estratégico anual para seu escritório hora de colocar em pratica e caminhar em busca do sucesso.

 

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