Quer Saber Como Você Pode Deixar Suas Reuniões Mais Produtivas?

Nos dias em que não há horas suficientes para se fazer tudo, não há nada pior do que ficar preso em uma reunião improdutiva. Sabendo disso, aposte em dicas para deixar suas reuniões mais produtivas.

O dilema das reuniões improdutivas é um dilema comum. De fato, um estudo recente mostra que as pessoas passam pelo menos 1 hora por dia em reuniões improdutivas – perdendo cerca de 20 horas por mês apenas nesse processo!

Felizmente, as ferramentas de colaboração atuais podem tornar as reuniões ineficazes uma coisa do passado.

Com elas e com as dicas abaixo, você não apenas se sentirá mais organizado, mas os participantes da reunião ficarão gratos pelo tempo gasto – e, assim, a produtividade geral também aumentará.

Quer Saber Como Você Pode Deixar Suas Reuniões Mais Produtivas?

Dica 1 para reuniões mais produtivas: seja seletivo com os participantes

Considere sua lista de participantes com cuidado para garantir reuniões mais produtivas.

Mantenha-a específica para funcionários essenciais ao objetivo da reunião. Se tudo o que você precisa é de uma breve atualização de um colega, basta enviar uma mensagem instantânea ou conversar com ele por e-mail.

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Dica 2: defina o tom da reunião previamente

Com demasiada frequência, as reuniões são agendadas sem objetivos claros. Não cometa esse erro.

– Elabore uma agenda com objetivos específicos e resultados esperados e compartilhe com os participantes da reunião com antecedência, vinculando-a a partir do convite da reunião.

  • Essas informações detalhadas fornecerão aos participantes uma compreensão clara do que esperar e permitirão que eles estejam preparados.

Dica 3: mantenha-se conciso em relação aos objetivos da reunião

Todos conhecemos pessoas que se desligam ou iniciam multitarefas durante qualquer situação, não dando toda a atenção à reunião.

– Mantenha todos envolvidos no espaço em alerta, organizando uma reunião ao vivo com videoconferência e com compartilhamento de tela, caso ela seja online.

Essa abordagem pode fornecer o mesmo tipo de imediatismo que você obtém em uma reunião pessoal.

  • Além disso, com essa ideia, você pode ver todos os participantes da reunião e suas expressões, independentemente da localização física.

Dica 4: encerrando e garantindo reuniões mais produtivas

Encerre sua reunião resumindo os resultados obtidos e identificando as próximas etapas, incluindo as ações esperadas de cada funcionário envolvido nela.

  • Adicione datas de vencimento ao calendário da sua equipe para manter todos no caminho certo.

Resumo – reuniões mais produtivas

Sua estratégia básica de reunião de negócios deve incluir os seguintes elementos:

  • Estabeleça e seja capaz de articular o propósito de realizar a reunião.

  • Identifique os resultados desejados para a reunião que você deseja realizar.

  • Apresente uma agenda com os principais tópicos a serem abordados e a duração estimada.

  • Identifique alguém para tomar notas ou atas da reunião para você.

  • Controle os comentários ou discussões que estejam fora do tópico, concentrando-se no seu objetivo – mas permitindo que os comentários sejam capturados em atas para revisão posterior.

  • Atenha-se à sua agenda e horário, se possível.

  • Se necessário, estabeleça um horário e data de acompanhamento para se reunir novamente.

  • Confira se há perguntas.

  • Encerre uma reunião com um resumo das realizações e cubra todos os itens em aberto.

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Quer Saber Como Você Pode Deixar Suas Reuniões Mais Produtivas?

Obviamente, haverá mais etapas envolvidas se uma reunião for relativa a um projeto maior ou que exija um esforço mais complicado.

No entanto, essa estratégia básica formará uma base para você realizar reuniões mais produtivas e influenciar melhor as reuniões das quais participa.

À medida que nosso tempo se torna “menor”, influenciar o ambiente ao seu redor pode – e trará – benefícios a longo prazo.

Lembre-se de que reuniões mais produtivas dependem de quão eficaz você é para melhorar continuamente a si mesmo e àqueles ao seu redor. Aproveite também para saber como fazer a gestão de férias dos colaboradores da sua empresa corretamente!

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