Como criar processos eficientes [Parte 3]

Essa é a terceira postagem da série sobre criação de processos eficientes. Retomando o texto da semana passada, paramos na importância da implantação e gerenciamento de processos no seu negócio.

Caso tenha perdido as outras partes, confira os posts:

Como criar processos eficientes [Parte 1]

Como criar processos eficientes [Parte 2]

Entenda seu negócio para torná-lo mais eficiente

Você não pode criar, gerir ou orientar processos sem entendê-los, certo? Não é possível seguir, tampouco guiar, por um caminho que não conhece.

É essencial entender que os processos não se restringem a apenas uma área nem realizam suas tarefas individualmente – eles são “onipresentes”.

A padronização de processos ajuda a reduzir sua complexidade e sua discrepância, impedindo a criação de um muito complicado e outro simples demais dentro do mesmo segmento. Todos têm o mesmo esquema, o que facilita a realização e garante um resultado de boa qualidade para o cliente.

Outro método eficaz é a sincronia entre os processos dos negócios e a tecnologia de informação – não só eficaz, mas primordial.

A TI não pode tomar decisões sozinha: ela precisa checar as necessidades dos processos em busca do que importa para que eles sejam cumpridos, valorizando o resultado para o cliente e para o consumidor.

A relação TI e negócios também vai te ajudar, como empreendedor, a poupar tempo e dinheiro, pois evita retrabalhos desnecessários ao realizar as tarefas na primeira vez, e investimentos.

Você também precisa ser flexível para se reorganizar, caso seus primeiros planos não obtenham os efeitos que desejava.

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Imagine um empreendedor que efetue muitas aquisições em pouco tempo – ele não conseguiria essas aquisições se não conhecesse muito bem seus processos e em que pé eles estavam.

É essencial também perceber que os processos causam mudanças velozes na organização administrativa, que surtem efeito e poucas consequências negativas.

Resumidamente, saiba que: processos de negócios, para serem eficazes, são relacionados a mudanças.

O último ponto para criar e gerir seus processos é aumentar sua eficiência e sua eficácia.

Eficiência e eficácia: diferentes, mas importantes da mesma forma

Uma coisa é os processos serem executados em menor tempo, com menor custo e maior qualidade: isso é eficiência, capacidade. Por exemplo, quando o processo entrega aquilo que prometeu entregar, sem falhas ou defeitos.

A eficiência é, também, saber reduzir custos no lugar certo e no momento certo, diminuir o tempo, melhorar o volume e a qualidade do processo.

Eficácia, por outro lado, é entregar o que foi prometido que seria entregue.

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O desafio da administração dos processos é ter: de um lado, o cliente pedindo, com todas as suas exigências, querendo receber o que pediu ou comprou da melhor forma, no menor tempo e no menor custo; do outro, estabelecer padrões para atender a todas as expectativas do cliente, manter sua reputação, fazer o melhor trabalho possível e obter lucro.

As tarefas administrativas são, enfim, invisíveis para os clientes, que só enxergam o produto, a entrega final.

No entanto, o que acontece é que os departamentos da empresa desempenham suas funções sem se preocupar com o processo em geral.

Lembrando que tratamos que processos são especificamente um grupo de atividades – o começo, o meio e o fim – que dão valor a um cliente ou consumidor.

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Pense no seu departamento de RH, nos funcionários efetuando suas atividades – se esses funcionários não souberem que o que estão fazendo assiste ao propósito de um processo de negócios maior do que eles, o resultado do processo não será tão bom quanto poderia.

Então, tenha em mente a importância da visão do valor verdadeiro dos processos.

Quem não entende esse valor trava uma batalha entre poder e estrutura. Os departamentos continuam a realizar as tarefas do jeito deles, no prazo deles, diminuindo (ou erradicando) o valor do processo e atrasando a entrega para o cliente.

Essas tarefas são trabalhadas individualmente para que haja percepção, transparência, a ciência de que o processo é maior e que é ele que vai entregar o valor para os clientes.

Essa visão é o ponto de partida para a administração eficaz dos negócios.

O segredo para o sucesso da gestão de negócios

Simples: conheça a sua estratégia.

Quais são os grandes desafios que a empresa enfrenta?

O que sua estratégia requer da organização, da administração, do negócio em si?

Quais são os processos críticos?

Essencialmente, saiba as respostas para essas questões.

A maior dúvida das pessoas, geralmente, é: “Por onde começo?”

Quais são as etapas para garantir uma boa gestão dos processos eficientes?

Comece pelo que for mais crítico, pois é o que importa de verdade para a empresa e seu funcionamento.

Entender e organizar os processos críticos é primordial para se sincronizar com a estratégia.

Essa fase não apenas determina o que estrategicamente é relevante para a empresa, mas também lhe garante os retornos, devolve à administração os resultados dos processos efetuados até esse momento.

Então, você precisa, além de ter sua administração de processos bem organizada e definida, saber gerir os indicadores – são eles que vão te mostrar o desempenho dos processos.

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O design do processo: mapear, modelar, analisar, as melhorias que ajudem e valorizem o negócio, e é esse ponto que as empresas mais “penam” para ultrapassar.

Existe todo um procedimento de mapear o processo, entendê-lo, conhecê-lo, saber como ele funciona, desenhá-lo, identificar onde melhorar e como (quais atitudes tomar?) etc.

Depois desse trabalhoso estudo vem a implementação, que consiste em aplicar as ações de melhoria identificadas na etapa anterior que, se não forem bem implementadas, o processo continuará velho.

E de que adianta atualizar tudo, mas não os funcionários?

Se o processo todo foi melhorado, as pessoas que participam dele também precisam ser capacitadas e treinadas.

Por hoje é só, leitores! Fiquem conectados para a próxima, e última, postagem da série sobre a gestão de processos eficientes.

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