Gestão de tempo: o guia completo [Parte 2]

Hoje continuaremos a trabalhar a gestão de tempo no mundo dos negócios.

O último post encerrou com o questionamento “vítima ou protagonista?” e o que isso quer dizer para o progresso do seu trabalho e das suas tarefas. A resposta é simples:

Seja seu próprio protagonista: escolha por si, responsabilize-se pelo que decidir, mesmo quando houver algum tipo de consequência – ela é resultado de você ter tomado uma atitude, a melhor que podia naquele momento.

Confie em si mesmo. Procure pelo que tem de melhor dentro de si e não deixe isso morrer.

Retomando as perguntas:

3 – Qual é a relação entre suas escolhas e a forma como administra seu tempo?

Você tem concordado mais do que deveria?

E quando concorda é para agradar a terceiros, enquanto você se esquece de fazer o que gosta para se agradar?

Você sabia que quando faz o que precisa fazer com prazer naquilo seu resultado será 60% mais produtivo?

Uma vida produtiva leva aos frutos, os lucros até você, transformando-os em conquistas e fazendo a diferença na forma como você se enxerga.

Ação e reação. Causas e consequências.

Veja só esses motivos que com certeza farão diferença no momento de sua organização pessoal:

Autoconsciência. É necessário se distanciar de si mesmo para analisar os próprios filtros – características que todos possuem.

Sabe quando você faz alguma coisa, termina e fica olhando para aquilo e pensando “Eu deveria ter feito diferente… queria ter feito de outro jeito”, mas a tarefa já foi cumprida. Então por que não fez da forma que queria?

Porque está no piloto automático. Você está tão acostumado a executar aquela tarefa que já a faz de modo inconsciente, sem perceber detalhes diferentes ou mudanças, mesmo que pequenas, no processo.

Agora pense: e se você fizer isso com o seu tempo? E se isso já se tornou uma rotina para você?

Abra os olhos e observe essa situação como um todo.

Isso é sua autoconsciência: sair do modo de piloto automático e perceber como faz as coisas, o que faz, por que, para quem.

É se conhecer.

O que você sabe sobre si mesmo?

As coisas que sabe vão te ajudar, a você e sua consciência a tomar parte no controle e na administração das suas atividades, do seu tempo; na organização da sua vida, enfim.

O que te leva ao princípio mais básico do universo: causa e efeito. Ação e reação.

Por isso é tão importante estar ciente, preparado no momento de escolher entre uma opção e outra.

A imaginação é outro traço importante no momento de estabelecer uma rotina organizada e planejada.

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Você só consegue visualizar o futuro quando entende, com clareza, o presente. Quando enxerga o lugar e a situação nos quais se encontra.

Isso tudo é essencial para uma boa organização do seu tempo, no processo de administração que irá permitir que seus planos sejam realizados e seus planos cumpridos de forma linear, coerente e satisfatória.

Agora, acrescente o último, mas não menos importante ingrediente: a força de vontade. A determinação. O desejo de seguir e de conquistar. A vontade de fazer diferente, de romper padrões, seguindo seus valores pessoais.

Os valores pessoais, dito assim, parecem coisinhas pequenas na sua vida, no seu cotidiano, não é mesmo? Palavrinhas simples como amizade, carinho, ética, amor, compaixão, mas que no momento de fazer escolhas exercem enorme peso.

O valor é o que te guia através do certo e do errado.

Sem essas qualidades citadas acima, todas elas, ninguém faz nada.

Lembra-se da motivação? De que sem ela você fica parado, estagnado no mesmo lugar?

A importância do planejamento

Antes, responda essa pergunta, de você para você mesmo: você sabe se planejar?

Se disse que não, reflita um pouco mais.

Porque todo mundo que quer alguma coisa, quer chegar a algum lugar, sabe planejar. Ou sabe, pelo menos, se organizar de forma a conseguir realizar todas as suas tarefas para cumprir um objetivo maior.

Planejamento é uma habilidade e portanto é algo que se aprende – dá trabalho, leva tempo, mas traz resultados e acrescenta na vida. Quem nunca pensou “Ah, já que não sei fazer isso aqui mesmo, nem vou fazer”?

Agora, pense um pouco mais no que te fez dizer que não sabia planejar. Muita gente diz que é porque tem muito de que dar conta, mas se pensar por esse lado, quem não tem, não é?

Ainda mais nessa era atual: tanto conhecimento, criação, compartilhamento de dados em tempo real. É necessário filtrar quais conhecimentos você quer adquirir em meio a tanta informação, escolher o que vai usar na sua organização.

Entenda o motivo das perguntas: 35% dos brasileiros estão habituados à procrastinação. E você não pode, nem quer, fazer parte desse número.

“Não sei planejar”, “É muita coisa pra fazer, tudo ao mesmo tempo”, “Muitas distrações”.

Reflita: metade das suas tarefas precisa ser feita exatamente nesse momento?

Você tem que responder a todos os seus e-mails exatamente assim que chegam?

Você tem que participar de todas as reuniões?

Alguém te obriga a fazer tudo isso? Te chantageia, ameaça sua família?

Se não for esse o caso, então você não é obrigado a fazer nada disso.

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Você tem o direito de escolher no que se envolver, lembra? Contanto que consiga lidar com as consequências, você pode fazer o que quiser.

Lute só as batalhas que valem a pena. Transforme isso em uma das primeiras perguntas a serem respondidas antes de qualquer escolha; se a resposta for “sim”, vá atrás. Filtros poupam stress e tempo.

Existem pesquisas que dizem que muitas das reuniões a que os entrevistados comparecem são inúteis, não produzem resultados e só ocupam tempo que poderia ser muito melhor utilizado em outras atividades.

Essas reuniões não poderiam ser planejadas ou reorganizadas? As pessoas que opinaram dessa forma não poderiam tomar atitudes que mudassem o rumo dessas reuniões?

Elas também disseram que não, pois não possuem a habilidade, o talento de delegar, já que esse ato exige confiança.

Você confiaria em outras pessoas para realizar algo que você tem vontade de fazer? Acredita que essas pessoas fariam tão bem quanto você, ou melhor, algo que você achava que só você sabe fazer?

Você, como empreendedor, não vai dar conta de nada sozinho, principalmente no começo. Vai precisar de pessoas que o apoiem, que ergam seu negócio (e seu moral!).

Sabe dizer “não”?

Se olhar para o seu dia, pode afirmar com certeza que não fica conectado tempo demais?

Nos dias de hoje, todos precisam estar antenados, mas não a tudo nem o tempo todo. É aí que entram os filtros: o que traz valor à sua vida? O que faz nos momentos de diversão e lazer, porque você precisa deles para não enlouquecer? É importantíssimo para sua produtividade.

Mas essa diversão é exatamente isso: distração. É um investimento, não um obstáculo, pois distrações demais diminuem sua produtividade.

O Brasil é um dos países com menor produtividade por empregado – trabalha-se muito, produz-se pouco.

E uma clareza extremamente necessária para a correta administração do tempo: a capacidade de decidir o que é realmente importante e o que não é naquele momento. Escolher o que é urgente, o que pode ser feito depois, o que pode ser feito amanhã.

Essas percepções ajudam a separar, a tomar as decisões certas, a organizar as tarefas em uma sequência para serem executadas sem prejudicar o resultado. Ajudam também a lidar com as crises.

As crises podem ser eventuais ou podem tomar sua vida de uma forma que, quando você  percebe, tamanha a procrastinação de tudo para lhe dar atenção, todos os seus trabalhos se acumularam e devem ser realizados em um prazo super curto.

Entenda como crise os imprevistos, as interrupções repentinas, as tarefas fora do cronograma, mas que têm que ser cumpridos.

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E como cumpri-los se não há um espaço livre na sua agenda para encaixar?

 

2

O poder de estabelecer metas

Quando se tem metas fixas fica muito mais fácil cumprir qualquer objetivo ou prazo porque você pode ver o que vai poder fazer ou não.

Em um mundo você tem desafios, e para vencê-los, é preciso maturidade e competência.

Se adora desafios, mas não se sente pronto para eles, vai viver estressado, com medo de não conseguir realizá-los porque assumiu riscos e responsabilidades que não vai conseguir resolver.

Se não gosta de desafios nem tem muita maturidade é porque já está na sua zona de conforto – o pior que pode acontecer no mercado de trabalho, pois o profissional acomodado não é valorizado. De forma alguma.

Se tem muito conhecimento e maturidade, mas não é desafiado, não tem estímulos para exercer tudo o que sabe.

Você, na sua empresa, consegue identificar com certeza a capacidade dos seus funcionários? Consegue desafiá-los constantemente e confiar que eles conseguirão fazer o que lhes foi proposto?

“Deixe fluir, deixe acontecer naturalmente”. Se esse é seu resultado é porque conseguiu combinar o melhor dos dois mundos e, então, vai estabelecer metas concretas e coerentes, não fáceis, mas possíveis de serem alcançadas sem desanimar ou acovardar nenhum colaborador.

Sugestão: a metodologia (e o acróstico) “Smart” é muito antiga e muito usada de diversas formas. Está em inglês, mas para ficar mais fácil de entender, absorva que tudo que for fazer deve ser, basicamente, basicamente, Específico, Mensurável, Factível, Relevante e Temporal.

Retomando…

Concentre-se na atividade, não no tempo. Não fique pensando “Meu Deus, faltam só quinze minutos para entregar!”, mas no que está fazendo para entregar um trabalho decente.

Determine suas prioridades e as cumpra sem adiar; faça com que as coisas aconteçam!

Não crie desculpinhas para si mesmo ou para terceiros. Seja honesto consigo.

Simplifique.

Procure ajuda. Confie no potencial dos outros e distribua tarefas.

Não roube o tempo dos outros, nem permita que eles roubem o seu.

Cumpra todos os compromissos que pontuou.

E por último, mas de longe o menos importante, tenha um tempo livre.

Porque tempo é vida. Então, decida e coloque em prática: como quer viver a sua?

Segundo Arthur Schopenhauer, filósofo alemão, “As pessoas comuns apenas pensam em como passar o tempo. As pessoas inteligentes pensam em como usar o tempo”… de preferência de alguma forma que lhes permita conduzir a própria vida do jeito que bem quiserem.

Por hoje é só, leitores. Fiquem conectados para as próximas postagens!

 

 

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