Como criar processos eficientes [Parte 1]

O texto de hoje será o primeiro de uma série sobre como criar e gerenciar processos eficientes. É um tema que está bastante em voga no mercado.

O mercado discute bastante o tema pois, na verdade, necessita muito de gerenciar e melhorar continuamente seus processos de negócio. O objetivo desse texto é justamente iniciar a provocação e ter um entendimento de como fazê-lo de uma maneira eficiente.

É um grande desafio para as organizações, para as pessoas e para os profissionais de uma forma geral.

Além disso, o resultado que se busca com a gestão de processos é muito valorizado e necessário para o sucesso das empresas, ainda mais nos dias de hoje, em que é preciso reduzir custos, otimizar a mão de obra, melhorar continuamente as capacitações que são necessárias e fundamentais para que os processos sejam cada vez mais eficientes e eficazes.

O que são processos eficientes?

processos eficientes 2

Existem três definições hoje, que são muito bem interpretadas e fundamentais para que se compreenda melhor o que são de fato os processos eficientes.

São um conjunto de atividades que juntas produzem um resultado de valor para o consumidor.

Não adianta ter um fluxo de atividades, ter todo um desenho, ter toda uma redefinição se isso não entrega valor para o cliente.

Dessa forma, é necessário que essa percepção do que o processo verdadeiramente vai entregar seja a pauta diária de empresas e de áreas responsáveis por melhoria de processos.

Outra definição é que é uma ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definidos de entradas e saída, apresentando uma estrutura para ação.

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É exatamente isso: são fluxos de atividades que, na verdade, trabalham através do tempo e do espaço, claramente com entradas e saídas.

Os processos eficientes são formados basicamente por ações, só que de uma forma muito bem estruturada.

É o que se preconiza, o que se procura. E não de uma forma desestruturada.

Os processos precisam ser muito bem desenhados, estruturados de forma que as atividades que resultam da entrega desse processo possam fazer sentido, não só para a organização como para o cliente que vai receber o produto ou serviço resultante do mesmo.

Outra definição é que processo é um conjunto de atividades colaborativas – portanto existe colaboração – e transacionais, coordenadas completamente para entregar valor para o consumidor.

Essa definição aborda o aspecto colaborativo, transacional e também enfatiza a coordenação dinâmica e de uma maneira completa.

Claramente não é uma tarefa simples. Mas também não é definitiva, mostrando ser apenas o primeiro passo do processo.

As perdas de valor

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Para entender um pouco melhor sobre o contexto dos processos eficientes, é importante saber que existem perdas de valor que precisam ser identificadas para que possam ser bem gerenciados.

Tipicamente, uma empresa que tenha uma estratégia ou que deveria ter uma estratégia definida não consegue ser desdobrada até a operação, ou seja, o corpo operativo, o corpo que executa o core business não consegue capitanear, nem entender a estratégia do negócio.

Isso representa uma grande perda de valor para a organização e para o que ela entrega, porque não há um alinhamento e tal prática é muito prejudicial, nociva e precisa ser ajustado. Essa é uma primeira forma de perda de valor.

Uma segunda forma de perda de valor está entre os processos de negócio e tecnologia.

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É comum os CEOs sugerirem ferramentas, soluções que possam agregar valor ao negócio, mas, muitas vezes, custam caro e não conseguem fazer com que o negócio se torne aderente a tais ferramentas porque os processos não são entendidos em sua plenitude.

Isso faz com que haja uma perda de valor entre a operação e tecnologia da informação.

Uma outra perda significativa entre as áreas de negócio é que, tipicamente, a gestão de processos preconiza uma visão, uma atuação transversal, executados por diferentes áreas de negócio.

Mesmo que cada área de negócio tenha o seu grupo de atividades ou as pessoas tenham seu grupo de atividades, o importante é que essas áreas sirvam ao processo.

Às vezes, existe um embate entre o processo de negócio e as estruturas organizacionais, pois as estruturas tentam se formar em silos e são caracterizadas como tais.

Como o processo é transversal e ele transpassa tudo isso, as áreas precisam entender, em uma visão para o processo, que o que elas fazem é fundamental para o sucesso do processo de negócio, para o que verdadeiramente o processo entrega.

E, por fim, sobre o desafio.

O importante nessa ótica é saber que o processo de negócio entrega valor. Ele não pode ser visto apenas como um fluxo de atividade, mas como todo um processo que tem como finalidade entregar valor ao consumidor.

Se o processo de negócio não entregar valor, ele não está cumprindo o dever primordial dele.

Agora, que valor é esse? É o valor que é definido pela empresa?

Não. É o valor percebido pelo cliente.

Perceber o valor pelo ponto de vista do cliente é fundamental para saber se aquilo que você está entregando é verdadeiramente importante para o cliente.

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Existe nesse ponto um grande desafio de entender o que é relevante para o cliente. Esse é o grande desafio dos negócios de uma forma geral.

No próximo post dessa série será abordado como gerenciar os processos de uma forma eficiente. Fique por dentro do nosso blog e saiba sobre os mais diversos temas do mundo empresarial.

 

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