Planejamento orçamentário: porque você deve fazer um hoje mesmo

Em vários eventos e cursos sobre finanças em que participo, é sempre interessante perguntar para o público:

“Quem faz planejamento orçamentário e financeiro dos seus negócios?”

E a grande maioria não faz.

Isso acontece exatamente da mesma forma em relação ao plano de negócios. Uma minoria faz o plano de negócios antes de abrir a sua empresa.

O empreendedor acredita no seu sonho, no serviço, e vai para o mercado sem conhecê-lo.

E acaba se surpreendendo negativamente.

Hoje, há estatísticas brasileiras de que até o quarto ano de vida, metade das empresas vão ter fechado as portas.

Essas estatísticas mostram que o maior índice de mortalidade é por falta de gestão financeira adequada, falta de planejamento, gestão de risco e fluxo de caixa.

Analisando a realidade das empresas brasileiras, podemos afirmar a importância do planejamento.

Mas o que significa planejar?

2

Planejar é saber, imaginar ou provisionar quanto vou ter de receitas, despesas, custos e resultados nos próximos meses. Ou até nos próximos anos.

É importante ter um planejamento para evitar surpresas no negócio ao enfrentar diferentes cenários econômicos.

Como realizar o planejamento

Eu diria que o primeiro passo para realizar o planejamento orçamentário, e talvez o maior deles, é a organização.

É importante conseguir organizar as informações financeiras do seu negócio para saber sua margem de lucro.

Muitos empreendedores costumam fazer uma conta de baixo para cima, mas planejando de uma maneira adequada. Eles possuem a visão de que a despesa é intrinsecamente relacionada à receita.

E essa relação, muitas vezes, não está clara para o empreendedor.

Elementos de um bom planejamento orçamentário

Para planejar é importante conhecer bem todos os ramos do negócio e os impactos gerados.

É importante separar muito bem quais são os custos diretos e os custos variáveis. Esses dados são determinados após o cálculo da receita.

No momento de uma venda, por exemplo, é preciso saber os seguintes pontos:

  • Receita;
  • Matéria-prima;
  • Embalagem;
  • Comissão.

Além disso, você deve saber sobre o outro bloco de despesas, aquelas operacionais que ocorrem mesmo sem vendas, como:

  • Aluguel;
  • Salários;
  • Água;
  • Luz;
  • Telefone;
  • IPTU;
  • Manutenção.

Para contabilizar tudo isso é necessário organizar as informações e ter boas ferramentas de gestão.

LEIA  Diversificação de negócio: como não perder o foco?

Dentre as ferramentas, há a DRE, a demonstração de resultados do exercício, que demonstra os dados: receitas, despesas e resultados.

Outra ferramenta é a planilha de fluxo de caixa. É importante ter uma visão para os próximos 60, 90 dias.

O que eu vou ter na conta – ou vai faltar na conta –, de modo que seja possível se antecipar e pedir um empréstimo, buscar um investidor ou ter dinheiro e aplicá-lo. Ou mesmo reinvestir no negócio.

Em resumo, anote aí o que você deve saber da sua empresa:

  • Primeiro, tenha uma visão dos custos variáveis, ou seja, aqueles que variam de acordo com a receita.
  • Segundo, tenha uma visão de custos fixos, que são aqueles que não variam. Monte uma DRE que represente a própria fotografia da operação.

Com o planejamento orçamentário, ou seja, com a estimativa do que eu vou ter de receita, despesas e resultados mês a mês, é possível confrontar o que eu orcei com o que eu estou realizando, que é a DRE.

Assim, a DRE te dá uma visão do que você planejou e o que você realizou.

Em paralelo, nunca se esqueça do fluxo de caixa, pois é possível uma empresa quebrar dando lucro.

Isso porque, na verdade, o relatório de resultado econômico é aquilo que se dá por regime de competência. Faturei, e, portanto, ali já me aparece como faturamento, como receita, e não necessariamente eu tenho aquele dinheiro na conta.

Se eu não recebi do cliente e tive inadimplência, ele não entrou no meu caixa.

Muitas empresas quebram por caixa, mesmo dando resultado. Porque faturou, mas o dinheiro não entrou.

É válido trazer essa visão sobre a composição do planejamento financeiro e os elementos fundamentais deste.

Dicas práticas

A partir do planejamento orçamentário, é possível destacar alguns elementos práticos.

É necessidade realizar as previsões olhando sempre para o longo prazo. Isso é fundamental para proteger a empresa.

Há empreendedores que conseguem colocar 90% de tudo que foi resultado de volta na empresa.

Contudo, uma boa prática é conseguir reservar 15%, 20% ou 30% e realmente guardar ou reinvestir no negócio.

Isso pode ser útil para uma eventual aquisição de outra empresa, uma eventual aquisição de uma nova máquina ou expansão do negócio.

LEIA  A identidade da empresa e sua criação - Segunda parte

É uma prática comum para várias empresas.

É uma regra, na verdade, para empresas de capital aberto, as quais são obrigadas a reservar parte do lucro.

Ao contrário, o pequeno e o médio empresário não fazem isso como boa prática.

Quanto mais uma empresa conseguir guardar, mais rápido vai expandir ou mais seguro vai estar. Mas conseguir guardar de 10% a 15% do resultado já é um bom número.

O ideal é conseguir guardar, reservar e investir pelo menos três meses de despesa fixa.

Em momentos de crise, a importância desse tipo de previdência é ainda maior.

A fábula da macieira

3

Para entender a necessidade de uma reserva, gostaria de compartilhar uma história sobre duas pessoas que têm uma macieira no jardim.

A primeira pessoa, no primeiro ano, regou a árvore e esperou o ano inteiro.

Até que, no segundo ano, começaram a nascer maçãs e essa pessoa retirou as frutas.

No terceiro ano, a mesma coisa, a pessoa foi lá de novo e retirou as maçãs.

Até que um dia as maçãs começaram a nascer menores, não tão doces.

Por outro lado, a segunda pessoa foi bastante cuidadosa. Ela foi lá, regou, pôs um pouco mais de adubo e se preocupou com a maneira que a macieira estava sendo cuidada. Ela protegeu as frutas.

Essa pessoa sempre vai ter maçãs, e elas sempre vão ser boas.

Um negócio é como uma macieira. Quem for atencioso e cuidadoso com seu negócio, terá resultados melhores.

Planejamento de contas

Outro aspecto fundamental do planejamento orçamentário é o plano de contas. Um dos elementos que mais chama atenção nisso é a separação de contas da pessoa física com a jurídica.

Este é um dos principais dramas do empreendedor. Não só dos pequenos, mas dos grandes também. Para entender o porquê disso acontecer, é válido conhecer como normalmente se desenrola a história de um empreendedor.

A trajetória do empreendedor

Quando ele inicia o seu negócio, ele começa, muitas vezes, em casa. E normalmente oferecendo serviço.

Assim, não tem necessidade ainda de ter um estabelecimento comercial ou industrial.

E ele mistura muito as contas de pessoa física e jurídica. Isso porque não há crédito para a empresa que acabou de abrir.

LEIA  Planejamento logístico eficiente. Você sabe como realizar?

As compras que ele faz, por menores que sejam, ou de matéria-prima, ou de material de escritório, ele compra no cartão de crédito dele. Dessa forma, mistura desde o início e mesmo crescendo ele percebe que continua misturando.

O que vai fazê- lo separar as contas não é o tamanho da empresa, mas normalmente a existência de um sócio.

Um sócio que não é uma esposa e não é um irmão. Estes são os sócios que começam a exigir uma maior transparência na empresa. Onde as contas começam a se dividir.

Obviamente, é aconselhável ao empresário fazer essa separação de pessoa física e jurídica. Fazer a distribuição da jurídica com o sócio e da conta dele, a qual ele paga como bem entender.

Contudo, se o empresário não separar, é preciso que os relatórios gerenciais da empresa sejam detalhado, explicitando o que é conta da empresa e o que é conta pessoal.

É importante que isso esteja explícito em momentos de decisão para não tomar atitudes erradas de fechar uma empresa, por exemplo, porque teoricamente a empresa não é mais lucrativa, quando na verdade ela é, mas não aguenta pagar as contas do empresário. Ou vice-versa.

Então, é importante separar para ser possível visualizar o impacto das operações.

Há duas possibilidades:

Uma é fazer a separação, transformando em pró-labore o salário e a retirada dos acionistas.

Caso não seja possível, pelo menos nos relatórios gerenciais separe essas contas, porque senão é impossível ter uma visão da saúde da empresa.

Para isso, o empresário que cuida do seu negócio tem que ter disciplina. Organizar, ter as rotinas, manter os processos. Com Quando o assunto é finanças, é importante ter disciplina.

Conclusão

Sem conhecer o negócio, sem conhecer o que você é capaz de fazer e oferecer, é impossível ter sucesso.

Sempre que for abrir um negócio, é importante realizar um planejamento orçamentário. Contudo, a todo momento é preciso continuar planejando.

Então, mesmo quem já tem um negócio, mesmo para os empreendedores que já têm um negócio e nunca fizeram planejamento, façam agora.

Sempre é tempo, mesmo que seja no meio do ano. Mesmo que seja no final do ano.

 

Postado em EstratégiaTagged