Como usar os Livros “Razão”, “Caixa” e “Diário”

Bom dia, leitores! Como estão hoje?

Na postagem de hoje, trataremos de um assunto extremamente necessário, uma prioridade para empreendedores e funcionários que desejam se manter ativos no mercado de trabalho e melhorar seu negócio.

Vamos falar de contabilidade.

Mais especificamente dos livros contábeis: Razão, Caixa e Diário.

Estes constituem uma ferramenta que, dependendo do seu uso, pode ser a melhor amiga dos líderes empresariais ou a pior inimiga.

Estes livros contêm a teoria, a Lei do negócio, como ela funciona e a prática em si.

Começaremos pelo livro Diário. O que é e como funciona?

Regulado pelo Código Civil no artigo 1.179, este livro diz que “O empresário e a sociedade são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, baseado na escrituração uniforme de todos os seus livros e correspondente à documentação, e a levantar seu balanço e seus resultados econômicos anualmente”.

Em continuação, o artigo 1.180 torna “Todos os livros necessários; em conjunto com o Diário, que pode ser substituído por fichas caso a escrituração seja mecanizada ou eletrônica”.

Em outras palavras, a existência desse livro, encadernado ou em fichas, é obrigatória em qualquer estabelecimento.

Em forma manuscrita, devem constar em todas as páginas campos para colocar as datas, o valor de débito e crédito e o resultado desses cálculos, impressos. O livro deve ser organizado, com capa dura e pronto para ser preenchido.

O livro razão
O livro diário

Mas, afinal, o que é o Diário?

O Diário é um livro que registra todos os lançamentos cronologicamente, permitindo ao dono do negócio entender e controlar todos os eventos que acontecerem na administração, mantendo tudo organizadinho.

Se ainda não ficou claro: ele é obrigatório para todos os empreendedores – exceto o pequeno empresário, como exige a Lei Complementar 123/2006.

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Para funcionar perfeitamente, esse livro tem que seguir certas regras.

Além dos campos que permitirão o controle e a sequência dos lançamentos, e seus respectivos valores, ele deve conter as intrínsecas e as extrínsecas.

As extrínsecas servem para tornar difícil, impossível se necessário, adulterar o livro. A capa dura, a encadernação, as páginas numeradas em sequência independentemente da sua quantidade, a autenticação pela Junta Comercial do estado em que seu negócio estiver, termos de abertura e encerramento.

As intrínsecas garantem a autenticidade de tudo que acontecer: elas exigem que tudo seja registrado exatamente como aconteceu. De novo: cronologicamente.

Não deve haver rasuras, borrões, sinais, setas, anotações, linhas ou folhas em branco e os valores devem ser anotados na língua e na moeda nacional. Aqui no Brasil, o português e o real brasileiro, portanto.

Essa é a teoria de um Diário.

Na prática, é um pouquinho mais complexo, mas não impossível.

Na capa, o nome do Diário, o nome da empresa. Nas outras páginas vêm os lançamentos, os itens comprados, o histórico, os créditos e débitos, as formas de pagamento e as datas em que essas transações aconteceram.

Por exemplo: no dia 28 de novembro de 2015 foi feita uma compra geral que deverá durar até o fim do ano: materiais de limpeza (panos, alvejante, vassouras, rodos, limpa vidros), de higiene (sabonete em pedra e líquido, papel higiênico, pano de chão), de escritório (resmas de papel, cadernos para anotação, cartuchos de tinta), alimentos para os funcionários, café (vários sabores).

Então, tenha em mente que nesse Diário você anotará de valores pequenos até seis dígitos, se necessário.

E o livro Razão?

Este não é obrigatório como o Diário. Na realidade, ele é opcional para a organização e a administração do seu negócio.

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No entanto, quando ele existe, é o principal.

Ele registra todos os fatos, lançamentos e eventos, de forma sistemática e preza, acima de tudo, pela organização das informações do tipo: leis do Imposto de Renda e os contribuintes, por exemplo.

Na prática, constam o nome da empresa, o CNPJ, a conta dos débitos e créditos, a data, todo o histórico da operação (compra, venda, reposição do estoque, se for o caso), o saldo.

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Ele é diferente do Diário, certo? Estética e funcionalmente falando. Em alguns pontos as funções são as mesmas, como no lançamento dos valores, por exemplo, mas a função dele é manter a raiz, o sistema organizado desde o começo.

Do lado esquerdo, as datas. Ao lado, os códigos de lançamento.

Por exemplo: em 23 de março de 2006 há o código 0011, que se refere a uma transferência bancária no valor de doze reais através do débito.

Geralmente é um livro bem grande, pesado e volumoso.

Depende da empresa: algumas têm (muitas) mais contas que outras, movimentações, lançamentos.

O Razão complementa o Diário e vice-versa; um não é mais importante que o outro, enfim.

Concluindo, então, com o livro Caixa

Este livro registra entradas e saídas numéricas – monetárias. De dinheiro, no caso.

Assim como no Diário e no Razão, as anotações são realizadas em ordem cronológica.

Mas ao contrário do Razão, que é complementar ao Diário, o Caixa é auxiliar do Diário e obrigatório porque atende a todas as formalidades, de acordo com a Lei Complementar 123/2006.

Este livro só mostra movimentações do caixa financeiro e se refere, principalmente, a dinheiro. E suas movimentações e anotações aparecerão obrigatoriamente nos outros livros.

Lembrem-se: os outros dois livros também servem para manter o negócio organizado e neles devem constar todas as entradas e saídas, seus valores e formas de pagamento e datas.

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A diferença é que no Caixa, os valores de entrada e saída não estarão misturados a pagamentos de funcionários e compras de equipamentos.

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Na prática, é complicado montar os livros no começo, mas com o estudo da teoria e a prática constante o empreendedor ou funcionário ou contador vai conseguir criá-lo e mantê-lo tranquilamente, evitando o lançamento de valores errados e a possibilidade de o sistema não reconhecer a informação inserida.

É importante, então, que quem estiver operando o sistema o domine, entenda-o e saiba, se necessário, identificar erros em páginas e páginas de dados.

A tecnologia da Internet facilita muito para todos, desde os leigos até os mais acostumados a lidar com essas ferramentas.

É isso, pessoal!

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Até semana que vem!

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