Como criar processos eficientes [Parte 2]

Na semana passada, iniciou-se a série: como criar processos eficientes. No primeiro post, foi definido o que são processos e quais são as perdas de valor que ocorrem no desenvolvimento deles. Caso queira conferir o post, é só clicar no link abaixo:

Como criar processos eficientes [Parte 1] 

Essa semana, o tema será aprofundado em relação ao valor que um processo traz e as diferenças entre a gestão por processo e de processos.

Entender e implementar processos em sua empresa é algo de fundamental importância, mas o gerenciamento eficaz é necessário para que não fique só no papel.

Em primeiro lugar, qual é o verdadeiro valor dos processos eficientes?

Processos eficientes: A árvore de processos

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Percebam que se for feito uma analogia de uma árvore como uma empresa, a terra que sustenta e que faz a árvore nascer em uma organização são as pessoas, que são os principais ativos de uma empresa.

Muitos consultores internacionais comentam que o principal ativo de uma empresa são os processos de negócio.

Contudo, o principal ativo de uma organização deveria ser as pessoas porque são elas que executam esses processos de negócio, são elas que são a base do crescimento, que geram o valor, que geram competitividade.

Então, elas são a parte mais importante em uma estrutura organizacional.

Só que elas precisam ter conhecimento – as pessoas –, ter treinamento, ter habilidades, precisam ser capacitadas para que a empresa se desenvolva ou para que a árvore se desenvolva.

Então, isso é fundamental para o quê? Para que se tenha bons resultados ao final. A partir disso existiriam os processos que, analogamente à árvore, seriam as raízes, troncos e galhos.

Ou seja, os processos estão enraizados com as pessoas. Dependem das pessoas bem capacitadas para serem bem executados. Representam o tronco, como se fosse os pilares da organização, sustentam verdadeiramente a organização e são os galhos.

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Por quê? Porque eles ramificam até os clientes.

Por quê? Porque a entrega de valor ocorre, sim, partindo, nascendo com as pessoas e derivando até os clientes.

Então, essa analogia à árvore, de que os processos são as raízes, são troncos de sustentação e são os galhos, é fundamental para se entender qual a grande importância dos processos em uma organização.

Por fim, a satisfação do cliente é representada por uma folhagem verde. Uma empresa que esteja com bons processos, processos eficientes e eficazes representa uma folhagem bonita verde.

Ao contrário, uma empresa que não tem bons processos, não conhece seus processos, praticamente não possui uma folhagem.

Então, cliente satisfeito faz com que os resultados, na analogia da árvore representados pelas maçãs, apareçam.

É importante ter essa consciência – não é nem entendimento – sobre a importância dos processos de negócios para uma organização. Eles são base de sustentação de qualquer negócio, eles são a fonte de vantagem competitiva de uma organização.

É fundamental que se perceba isso e que, uma vez percebido e entendido verdadeiramente isso, que se melhore continuamente, que se faça gestão de processo ou gestão por processos.

Essa é a percepção que se deve ter sobre os processos de negócio. Uma vez que você tenha isso, pode começar a trabalhar individualmente em cada área.

Cabe agora uma nova pergunta, qual é a diferença entre gestão de e gestão por processos?

Gestão de processos x Gestão por processos

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Gestão de processos é a execução do processo de uma forma transversal.

A gestão por processo é quando a empresa entende a importância dos processos de negócio e começa a tomar decisões baseadas neles.

E nisso, entra qualquer tipo de decisão, até por exemplo, a decisão sobre contratação.

O que é melhor? Conhecer os processos críticos da organização e saber quais recursos são necessários para a boa execução desse processo ou simplesmente receber um pedido de um diretor, de um vice-presidente de uma área pedindo recursos sem muita explicação?

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Esse é um exemplo.

Outro que é muito comum atualmente, as demissões.

Na hora de demitir, o que vale mais: o corte linear, o corte de 50% em cada área do seu quadro, o corte por valor salarial ou o corte por uma análise mais aprofundada de quais processos são verdadeiramente importantes e podem permitir cortes e quais não podem?

Esse entendimento é importantíssimo para se perceber que a gestão por processos se faz fundamental inclusive nos dias de hoje.

Assim, qual é o verdadeiro valor da gestão de processos eficientes ou da gestão por processos?

Melhoria continua dos processos.

De nada adianta melhorar o processo, torná-lo perfeito do ponto de vista da entrega dele, do ponto de vista do valor que ele oferece e entregar a seus clientes se ele não for gerido.

Só através da gestão de processos ou da gestão por processos que se é possível melhorar continuamente os processos.

Outro ponto fundamental: a redução de custos dos processos, cada vez mais sendo cobrado pelas organizações.

As organizações necessitam reduzir custos para se tornarem competitivas ou para continuarem a ser competitivas. E a redução de custos dos processos se torna fundamental.

Saber quanto gasta a empresa na execução de uma determinada atividade ou nas trocas de informação entre áreas que vão resultar naquele processo eficiente. Isso cada vez mais está sendo discutido, e é possível sim se buscar através da gestão de processos.

Outro ponto é a facilidade de capacitação e reciclagem de funcionários. Quando uma pessoa sai da empresa, por qualquer motivo que seja, ela será substituída?

Caso seja, é importante que com a definição do processo, com o conhecimento do processo se possa capacitar o profissional entrante.

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Quando não se tem a definição clara do processo, o profissional entrante tipicamente vai fazer um acompanhamento on the job com algum outro colega de área para poder absorver todo aquele trabalho.

Quando se tem o processo de negócio decidido, fica muito mais claro e muito mais eficaz para a empresa.

Outro ponto são as vantagens competitivas por meio de processos diferenciados. Processos, pessoas, tecnologia e inovação formam a base da vantagem competitiva. Isso em qualquer área da empresa.

Há uma relação de dependência entre pessoas, tecnologia, inovação e processos de negócios para que se possa obter vantagem competitiva, ainda mais nos dias hoje: a transparência dos processos de negócio.

Existe uma lógica simples para exemplificar isso:

O processo ruim se conhece e o processo nenhum não se conhece.

Logo, é melhor você conhecer um processo por mais ruim que ele esteja e melhorá-lo do que simplesmente não o conhecer porque, se você não conhecer o processo, você não sabe nem o tamanho do desafio que você vai ter pela frente de melhorar ele e fazer com que o valor seja entregue ao cliente.

Na semana que vem, a questão de como criar processos eficientes será continuada, mas é importante que até aqui você já tenha adquirido a consciência da importância da implementação e gerenciamento de processos da sua empresa.

Não aguenta esperar até semana que vem para saber mais sobre os processos dentro da sua empresa? Confira os posts que o nosso blog já preparou sobre o tema:

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