Gerenciamento de notas fiscais: confira nossas dicas

O gerenciamento de notas fiscais pode ser uma tarefa extremamente trabalhosa para os profissionais e empreendedores nas empresas de pequeno, médio ou grande porte. Que atire a primeira pedra aqueles que nunca tiveram nenhum tipo de problema com a emissão ou recebimento desses documentos no dia a dia do negócio!

Mas, quando mal conduzido, esse processo também pode ser a causa de retrabalho e até mesmo gastos desnecessários para a organização.

Por isso, confira nossas dicas para melhorar o gerenciamento das notas fiscais em sua empresa:

Confira a autenticidade

Antes que sua empresa tome qualquer providência em relação a uma nota fiscal recebida, é preciso conferir se o documento é autêntico.

Os contabilistas e outros profissionais da área administrativa saberão dizer se uma nota fiscal procede com facilidade, checando o órgão emissor, código de verificação e outros itens.

Além disso, é preciso que o funcionário ou equipe responsável pela compra que gerou a nota confirme se o documento realmente deveria ter sido emitido pelo fornecedor.

Armazene com cuidado

Nada melhor que um processo bem desenhado para que as atividades não saiam do controle em uma empresa. Por isso, vale a pena definir um fluxo simples e claro para a entrada das notas fiscais.

No caso nas notas impressas, utilize pastas para as entradas e saídas, evitando que elas se misturem com outros documentos. Para as eletrônicas, também é importante criar uma pasta específica para evitar que elas fiquem armazenadas ao lado de outras informações.

Crie categorias

Além de ter um bom procedimento para receber e armazenar as notas, também é interessante que a sua empresa as organize por fornecedor/cliente, data de emissão, vencimento e outras categorias.

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Com isso, os funcionários e equipes ganham tempo não somente na hora de recuperar as notas fiscais quando precisarem, mas também no caso de possíveis auditorias.

Defina níveis de aprovação

Ainda que as empresas tenham processos e projetos cada vez mais dinâmicos para responder à agilidade do mercado, é fundamental manter suas despesas sob controle.

Antes que uma nota fiscal seja emitida ou paga, portanto, exija sempre a aprovação do funcionário responsável.

Nesse momento, também vale a pena pensar em limites para aprovação de acordo com cada nível hierárquico. As notas com valor elevado, por exemplo, podem exigir a aprovação de um gerente ou sócio para que a empresa tenha maior controle sobre suas despesas.

Automatize o processo

Mesmo que muitas empresas ainda utilizem ferramentas como o Excel para controlar suas notas fiscais, a adoção de um sistema informatizado para gerenciá-las é uma excelente forma de otimizar ainda mais o processo.

Com um programa como esses, é possível gerenciar todo o processo a partir de um só lugar, disparar e-mails automaticamente para as pessoas e empresas envolvidos, integrar a emissão das notas com o controle de estoque, e muito mais.

Com tanta tecnologia disponível a preços acessíveis, não faz mais sentido a sua empresa manter controles que, além de exigirem esforços manuais, estão altamente sujeitos a ocorrência de erros que podem prejudicar o negócio.

Caso você conheça outra dica para ajudar a manter as notas fiscais em ordem, deixe sua contribuição em nossa seção de comentários!

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